2017年の創業以来、「世界の患者を救う」をミッションとして内視鏡AIシステムの開発内視鏡AIシステムの開発をおこなってきたAIメディカルサービス。各人が個別に行っていたタスク管理について、組織としての体型的な手法を習得するためにGTD研修を受講しました。
今回はGTD受講前に感じていた課題感や、研修受講後の感想などについて、4名の社員の方にお話を伺いました。

これまでタスク管理について積極的に学ぶ機会もなかったので、GTDの考え方は面白そうだなと思い、研修の受講を決めました

— GTD研修を受ける前に、タスク管理などで抱えていた課題や悩みは何かありましたか？

木村様：複数のタスクを同時並行で進めなければいけない業務が多いため、管理する仕事量に課題を感じていました。また、自社内だけではなく顧客が絡む仕事も多いので、ミスがないよう仕事をしなければという不安感も常に抱えていました。

幸いこれまで大きなミスもなく業務をこなしてきましたので、現在自分が行っているタスク管理方法は正しいのか、その答え合わせがしたいと思い今回の研修に参加しました。

石井様：会社でもプライベートでもタスクを細かく分解して順序立てすることが、自分の中でなかなかできていないと感じていました。これまでタスク管理について積極的に学ぶ機会もなかったので、GTDの考え方は面白そうだなと思い、研修の受講を決めました。

中村様：私も石井さんと同じで、仕事でもプライベートでも自分が持っているタスクの優先度をうまく決められない悩みを持っていました。また、優先度を決めても捨てていい業務を捨てず、ずっと持ったままにしてしまうことも多いと感じていました。そういった悩みや課題の解決にGTDが役立つかもしれないという期待感を持って、研修に臨みました。

今までは仕事とプライベートのタスクはバラバラで管理するのが普通だと思っていましたが、頭の中を占めるという意味では同じものとして一緒に考えていいんだというのが学びとしてありました

— 研修を受講しての感想や印象に残っている点があれば教えてください。

中村様：研修の中であった「すぐにできるものは今すぐやる」という点は、とても印象に残っています。

これまですぐにできることでも重要度が高くないものは後回しにしてしまうことが度々ありました。ですが研修後は重要度はあまり考えず、パッとできることはすぐにやってしまおうと意識が変わりました。

兼松様：今までは仕事とプライベートのタスクはバラバラで管理するのが普通だと思っていましたが、頭の中を占めるという意味では同じものとして一緒に考えていいんだというのが学びとしてありました。

その上でプライベートも含めて、まずタスクを頭の中から外に出すツールがあればいいなと感じました。思いついたときにさっと頭から抜き出せて、1日の終わりなどのタイミングで棚卸しする、今回のGTDの基本的な概念が達成できるようなツールを現在探しているところです。

木村様：私はタスクを管理するツールは一種類にした方がいいというアドバイスを研修中にいただいたのが心に残っています。今までスプレッドシート1つでタスク管理していたので、自分のやり方は間違っていなかったんだという自信に繋がりました。

研修が終わって日が浅いので、まだ具体的に実践できていることはありませんが今後新しい方が入ってきたときや、多くの人を巻き込むプロジェクトを行うときなど幅広いシーンでGTDの考え方を活かしていければと考えています。

また、会社内では同じツールを使用してタスク管理をした方がいいという話も印象に残っています。弊社でも2種類のタスク管理ツールを使っていますが仕事の粒度や階層の多い少ないなどによって、部署や個人ごとに使い勝手のよいツールが異なる傾向があります。社員が同じところにアクセスして、誰がどんなタスクを抱えているかが目視できることは理想ですが、実現には相当な労力がいるなという感想も持ちました。

石井様：GTDの研修を受けてみて、頭の中でずっと気にしているけれど着手できていないタスクが多くあることに改めて気がつきました。まずはそれを少しずつ整理していこうと思い、プライベートでも仕事でも多いメールの整理から取り掛かっています。

また「保存」や「保留」という考え方も参考になったので、今後の仕事で少しずつ実践していければと思っています。

GTDの考え方は、仕事へのモチベーションをあげたり、生産性を向上させたりするのにも役立つなと思いました

— これからGTD研修の受講を考えている方へ、おすすめできるポイントなどがあれば教えてください。

木村様：研修の内容が体系化されているので、タスク管理の得手不得手を問わず、誰でも共通的に利用できる点は魅力に感じました。

特に新入社員や2年目、3年目くらいまでの若手社員は、吸収力が高く伸び代があるので、GTDの考え方を積極的に学ぶとよいと思います。そうすることで、仕事の処理力を向上させたり、多くのタスクが降ってきても生産性が高い状態で仕事をこなしたりできるようになるのではと感じました。

中村様：研修のワークの中で「仕事の棚卸し」をしたときに、意外と自分以外の人がどんなミッションを持って、どんな仕事を行っているか知らないことが多いと感じました。

タスクの可視化が全社的にできれば、タスク量などに応じて最適なコミュニケーションや仕事の依頼が可能になりそうですよね。GTDの考え方は、仕事へのモチベーションをあげたり、生産性を向上させたりするのにも役立つなと思いました。

兼松様：GTDの、「頭の中にとどめておかない」という考え方は非常に勉強になると思います。脳の活動の妨げになるものはすべて出してしまい、仕事でもプライベートでもよりクリエイティブなことに脳を使いましょうという発想ですね。そういった考え方を伝えてあげることで、タスク管理に対して楽に考えられるようになる人は多いんじゃないかなと、研修を通して思いました。

ただ、同時にGTDの考え方は研修を受けてみて初めて理解できる部分も多くあるなと感じました。ですから、新しい仕事に取り組むことの多い若手社員や、仕事をより効率的に進めたい中堅社員、マルチタスクを抱えることが多い管理職など、幅広い人にGTDの研修は効果があると思います。