顧客の繁栄をトータルでサポートするITソリューション企業

—まずは御社の事業について教えてください。

長田様：ネクストワールドは2014年に創業した大分県に本社を置くIT企業です。「テクノロジーだけでは解決できない顧客の繁栄をサポートする」をミッションとして掲げ、主に3つの事業を中心に行っています。

まず1つ目は、生花店に特化したPOSレジと顧客管理システムです。弊社の中心事業となり、現在は200社、300店舗のサポートをさせていただいております。

2つ目は、店舗向けのオリジナルアプリの企画販売からサポート、カスタマーサクセスまでを行う事業です。生花店に限らず、カフェやレストラン、ヘアーサロンなど幅広い業種で活用していただいております。

3つ目は、自社メディアである「FuraRepi」の運営です。FuraRepiでは、お花の動画レシピコンテンツの企画、制作、配信を行っています。

目標と現状のギャップを埋めるためにシステムの力が必要だった

—Asanaのご検討背景について教えてください。

長田様：2019年の創業5期目に弊社のミッション・ビジョン・バリューを刷新しました。会社としての目標を明確に定め、日々の仕事の中でいかにその目標を実現していくかを考えたときに、目標と現状のギャップが課題だと感じるようになりました。少し抽象的な言い方になってしまいますが、その抽象的な課題を可視化するために、まずは社内ナレッジを蓄積しながら、資産にしていくべきだと感じ、その手助けとなるシステムの導入検討を始めました。

—課題解決のために行ったことがあれば教えてください。

長田様：弊社のスタッフは「カスタマーサクセス」を合言葉として、ITツールの提供だけではなく、顧客の繁栄をどこよりもサポートするという目標をもち、日々の業務に取り組んでいます。だからこそ、カスタマーサクセスという部分で、目標と現状に特に大きなギャップを感じていました。

そのため、まずはこのカスタマーサクセスの実現を目指すため、顧客からの問い合わせや要望などを管理できるSalesforceの導入を行いました。

Salesforceを導入することで、結果的に社内のオンボーディングの構築ができればという狙いもありました。

—Salesforceの導入により課題は解決されましたか？

長田様：Salesforceは多機能なため、顧客に関するサポートやナレッジの共有という点ではある程度成果を出せたと感じています。

しかし、一方で、異なる事業を行うチーム間でのナレッジの共有や、個人個人のワークマネジメント、タスク管理についてはSalesforceだけでは限界があるとも感じていました。そこで、Salesforceとは別に新たにタスク管理ツールの導入を検討し始めました。

Asana導入の一番の決め手はヒロラボの存在だった

—タスク管理ツールを選定する際に重視していたポイントはなんですか？

長田様：社内はもちろん顧客や関連会社、委託会社のタスクや進捗管理が1つのプラットホーム内で行えるかという点です。

それぞれが、いま何がどこまで進んでいるかをしっかり把握し、管理共有できるかどうかは特に重視していました。

また、弊社が2020年から導入しているOKR（目標管理）に活用できるかという点も選定のポイントとなりました。

—Asana導入の決定理由を教えてください。

長田様：タスク管理ツールの選定にあたり、希望要件を満たすツールをいくつか比較検討しました。しかし、それぞれのツールの機能の良し悪しは実際に使ってみないとわからないと感じたのが正直なところです。

その中でも最終的にAsanaを導入しようと決めた一番の理由は、ヒロラボの存在でした。担当者の顧客への向き合い方が弊社の目指す方向性とマッチしている点や、サポートしていただく中で担当者の考え方、こだわりを享受したいと感じた点がAsana導入の大きな決め手となりました。

業務効率化、連携強化などAsanaがもたらした多くの変化

—Asana導入後、社内のタスクやプロジェクト管理の面で何か変化はありましたか？

佐藤様：以前はExcelで一週間単位で予定を決めて、一日の始まりに今日の仕事を確認し、帰る前にスケジュール通りに進められたかを振り返る、という形でした。ただし、このやり方も長くは続かず、個々人で自分を管理するという形になっていました。それがAsanaの導入により一人一人の仕事がタスクとして社内全員に見える形で管理できるようになり、過去の振り返りもしやすくなりました。進行状況なども数字で明確にわかるようになったので、この人はここまでやっているので問題が無いとか、逆に締め切りはもうすぐなのに現時点で半分までというのは大丈夫だろうかということに気付けるようになりました。仮に問題が起きた場合でもボトルネックがどこにあるか把握しやすくなった点はよかったと思います。

野中様：これまでタスク管理を個人個人でしか行っておらず、且つ確認もその時その時でチャットを使って確認するという形だったので全員のタスクの把握が非常に難しかったです。そのため会社が抱える課題として、自分以外の人のタスクについての関心が低いというものがありました。Asanaを導入したことで、全員のタスクや進行状況が可視化されたことでこの課題は非常に改善されました。また、進捗状況が分かるので気軽に連絡を取れるようになったことでメンバー同士の協力や連携が取りやすくなりました。おかげで、これまで以上により一体感が強くなったと感じています。今振り返るとAsanaが無い状態というのは非常に仕事がやりづらい状況だったなと思うようになりました。

田中様：佐藤さんの話にもありましたが、1日の始まり時に仕事を確認する動きをしていますが、その後に差し込みの仕事も出てきたりもします。Asanaを使う前は以前のツールや自分の記憶でなんとかしていこうとしていましたが、限界もありました。Asanaを使うことで、自分が現状どれだけのタスクを抱えているかを可視化できるようになったのが一番よかった点だと感じています。タスクと一緒に期日なども表示されるため、業務が効率よく管理、推進できるようになりました。また、自分のこなした仕事が目に見えてわかるので、達成感が得られやすいという点も大きいですね。もう一つが、野中さんとも被るんですが相手へボールを気軽に投げられるようになったというのがあります。具体的には自分自身が仕事をしている中で、別の人に聞きたいことだったり、投げたいボールがあったりする中で、Asanaを使うことで相手が今現在持っているタスク量だったり関わっているプロジェクトの状況を鑑みて、今だったらちょっと時間がありそうだから聞けるなっていうボールの投げやすさがAsanaを利用することで非常に感じられるようになりました。

チョウ様：スケジュールの管理がしやすくなったと思います。従来のエクセルやチャットツールでのタスク管理では、完了タスクや履歴などの確認に手間や時間がかかっていました。Asanaでは、タスクの閲覧や完了タスクの一覧がすぐに確認できるので、よりスムーズに仕事ができるようになったと感じています。

佐野様：Asanaの導入により、請求書の作成など、これまで個人ごとにバラバラに依頼されていたタスクがプロジェクトとしてまとめて確認できるようになりました。管理がしやすくなったことで、確認作業や補完資料の印刷など、余分な業務が削減でき、業務効率化に繋がりました。以前は自分のやることを付箋でパソコンに貼っていて、パソコンが付箋だらけで画面が見づらいということもあったんですが、今は付箋は無くなりましたね。

—Asana導入後の社外の方（顧客や委託先等）とのタスク、プロジェクト管理について教えてください。

佐藤様：Asana導入後は、外部の方とのコミュニケーションも全てAsanaに一本化しました。Asanaは使用方法やルールがシンプルでわかりやすいので、簡単な説明とテスト運用で外部の方にもスムーズに受け入れていただけました。

野中様：以前は外部の方とのやり取りはお相手の方が提供してくれたツールや複数のチャットツールに分かれていて、コミュニケーションの際はそれぞれの方々毎に異なるツールを確認するというのが非常に大変でした。それが、Asanaの利用をお願いしたところ、外部の方々も様々な方々がいらっしゃるのですが、みなさん揃ってAsanaは分かりやすく、すぐに見ただけで使えるというフィードバックをいただき、コミュニケーションがAsanaという1ツールにまとめることができました。同じツール内でタスクや依頼の進捗状況を共有できるようになったため、現状伺いなどの連絡回数が大幅に減りました。お互いストレスフリーで仕事が進められるようになったのはとてもよかったと感じています。

また、Asanaは外部の方向けアカウントを無償で発行できるのも良いですね。別ツールのお話しですが、アカウント追加にはその分お金が掛かるので、それが影響してコミュニケーションの手段を絞ることもありました。Asanaはコストをかけずに外部の方との連携がはかれるのも大きな魅力だと感じています。

田中様：外部の方への依頼などがしやすくなったという点も大きいですね。メールで用件を伝えようとすると、どうしてもボリュームが増えてしまい、外部の方へ圧迫感を与えてしまうこともあると思います。それがAsanaには期日項目などお願いをするにあたって必要な事項が全て備わっているので、シンプルに用件のみ伝えても圧迫感無く外部の方に理解していただけるようになりました。

また、依頼事項に期日を設けることで、リマインドの通知が自動で行われたりするので、お互いに進捗管理がしやすくなり、外部の方ともスムーズなコミュニケーションが図れるのはメリットだと感じています。

—OKR（目標管理）としてのAsanaの活用方法を教えてください。

佐藤様：以前はExcelで目標を作成して発表していたのですが、あとで振り返ると広い視点で見ると結びついては居るのですが、もう少し細かい視点で見たときには仕事と目標がうまく紐付いていなかった、ということがありました。それがAsanaの導入により、OKRとしてゴール機能を利用し、目標に対してタスクやプロジェクトを結びつけて進捗管理、ステータス管理ができるようになりました。さまざまなツールを駆使する必要がなく、Asanaだけで完結できる点が非常に便利だと感じています。

野中様：これまでは目標に対して達成、未達成の2つの選択肢しかなかったため、課題点や改善点が見えにくい傾向がありました。Asanaを導入したことで、達成率が関連するプロジェクトと共に数値で把握できるようになり、仮に20%未達だったときに具体的にどんな仕事のどんなところで達成ができなかったのかという課題や改善策について自然に考えられるようになった点がよかったと感じています。

—Salesforceとの連携についてはいかがでしょうか。

佐野様：Salesforceは主に問い合わせなどのサポート業務の登録時に利用しています。サポートという業務の性質上、登録は対応完了後に行われるケースが多く、どうしてもSalesforceへの入力を後回しにしてしまう傾向がありました。今回、ヒロラボさんの支援によりAsanaとSalesforceが連携されるようになり、Salesforceでデータを登録すれば自動でAsanaにもタスクが作成されるようになったため、まずはSalesforceに名前だけ、あるいはその時時点の確定事項だけでも登録しようという意識が芽生えました。Asanaを導入したことで、よりSalesforceが社内に浸透したと感じています。

Asanaを通してスタッフの成長やワークマネジメントを加速させていきたい

—ヒロラボやAsanaに今後期待することはありますか？

長田様：導入当初から丁寧なオンボーディングを行っていただいたことで、Asanaが持つ機能を私たちの日々の業務に効果的に活用できていると感じています。

また、定期的に設けているミーティングでは、質問への回答が的確である、他社事例など有益な情報をいただけるなど、社員からもヒロラボのサポートに対するポジティブな意見が多数寄せられています。

今後も、Asanaを通して弊社が抱える課題解決に寄与していただくことはもちろん、スタッフ個人の成長や、仕事に関する本質的な考え方などについてもサポートをお願いできればと思っています。