2015年の創業以来、日本の青果物を中心とした食品の輸出用サプライチェーンの構築に取り組んできた世界市場。2016年の香港、2021年の台湾への展開をはじめ、今後もシンガポールなど環太平洋への事業拡大を計画するなど、急速な成長を遂げています。

事業の成長とともに社員が抱えるタスク量が必然的に増加していった同社。社員のスキルアップの一環としてタスクを効率的に処理できるGTD研修を受講いただきました。

今回は、実際にGTD研修を受講された3名の方に、研修前に抱えていたタスク管理に関する悩みや課題、研修の感想や印象に残った内容についてお話を伺いました。

自分が抱えているタスクをしっかりと管理できるようになりたいと考え、GTD研修に臨みました。

— GTD研修を受ける前に、タスク管理などで抱えていた課題や悩みは何かありましたか？

加治屋様：長期スパンで行う仕事のタスク管理に難しさを感じていました。

人事や総務分野を担当しているため、業務の性質上、どうしても長期で取り組まなくてはいけないタスクがたくさん存在します。長期のタスクとなると、自分一人で決められることばかりではなく、さまざまなポジションの人がタスクに関わって、ようやく完了するケースが多いんです。そのため、長期タスクをその日中に終わるタスクや短期間で終わるタスクと同じように、TODOリストやカレンダーで管理するには限界があるなと感じていました。

そういったこともあり、実は研修を受講する1か月ほど前に今抱えているタスクの整理を自分なりに行いました。GTD研修には自分の行っているタスク管理が正しいのか、答え合わせをしたいという思いで参加しました。

石川様：そもそもタスクをどう整理すればいいかわからないという悩みはありました。

特に、急いで取り掛かる必要があるタスクと、長期的な視点が必要となるタスクの管理方法については強い課題感を持っていました。毎日飛び込んでくる急な依頼や締め切りが迫っているタスクに忙殺されてしまい、長期的なタスクが見えていなかったり、そもそもタスクを整理する時間が作れなかったりといった状態が続いていたんです。

こういった状況を打破して、自分が抱えているタスクをしっかりと管理できるようになりたいと考え、GTD研修に臨みました。

菊池様：私は昨年の11月に弊社に中途入社しました。転職を機にタスク管理にしっかりと取り組もうと思っていたのですが、どこかで聞きかじったような知識を繋ぎ合わせた自己流の手法では、なかなかうまくいかないなと感じていました。

特に当日中にやる必要のないタスクや、期限まで少し時間のあるタスクの管理には課題を感じていました。タスクを頭に残していたはずなのに忘れたまま放置してしまったり、思い出すまでに時間がかかったりすることもあったんです。こういった課題解決のヒントがGTDなら得られるのではと思い、研修への参加を決めました。

研修を通して書き出すことが自分の頭の整理に繋がると感じたので、今はタスクや次にとるべき⾏動を書き出す時間を意識的に取るようにしています。

— 研修を受講しての感想や印象に残っている点があれば教えてください。

石川様：研修の中で行ったマインド・スイープは特に印象に残っています。自分の頭の中ってこんなにぐちゃぐちゃだったんだとか、考えずに放置していたことがこんなにたくさんあったんだと改めて把握できたのは大きかったです。タスクとともに自分はどうしたいか、望んでいる結果はどのようなものかを書き出したことで、目標が明確になり仕事に対して前向きになれたことも個人的にはよかったと感じています。

研修を通して書き出すことが自分の頭の整理に繋がると感じたので、今はタスクや次にとるべき⾏動を書き出す時間を意識的に取るようにしています。また、タスク管理のツールを見直し、短期タスクと長期タスクの管理方法を自分なりに決めて実践しています。

菊池様：頭の中にあるタスクをまずは全部書き出すという考え方はとても新鮮でした。自分が感じていた中長期タスクの管理に関する課題も、書き出し・見極め・整理することで、解決に近づけそうだと感じました。

また、書き出したタスクの分類の仕方も面白いなと思いました。オフィスで・家でなど、どこでやるかのほかに、パソコンで・電話で・メールでなど、媒体や手段でタスクを分類していく考え方はとても興味深かったですし、今後実践していきたいと思いました。

加治屋様：自分がやってきたタスク管理方法は間違っていなかったことを再確認できたのはよかったです。とはいえ、今までの経験や感覚から自己流でタスク管理を行ってきた部分も多いので、研修を通して体系立った知識として学べたのは有意義だったなと思いました。

GTD研修は経営陣やマネージャー職の方向けの研修というイメージがあったのですが、実際に受講してみると、どのポジションの人にも役立つ研修だと感じました。

— これからGTD研修の受講を考えている方へ、おすすめできるポイントなどがあれば教えてください。

菊池様：私は、特に新卒の方にGTD研修を受けてほしいと感じました。学生から社会人に切り替わるタイミングで体系立てたタスク管理手法を学び、その管理手法に慣れていけば、年次が上がって任せられる仕事量が増えてもしっかりとタスクを管理していけるのではないかと感じます。

さらに、上司やチームメンバーがGTDの手法を理解して、実践できていればより良いですよね。新卒の方や若手社員がタスク管理について困っているときに、実践的なアドバイスを行ったり、タスクの共有や支え合いをしたりできるので、チームとしての生産性や効率も格段にアップするだろうなと思いました。

加治屋様：GTD研修は経営陣やマネージャー職の方向けの研修というイメージがあったのですが、実際に受講してみると、どのポジションの人にも役立つ研修だと感じました。

また、個人単位ではなく、組織全体、部署全体など、ある程度のまとまった人数が研修を受ければ価値観や認識の統一ができるので、よりGTDの効果やメリットが実感できるのではないかとも思いました。

石川様：タスク管理はすでに自己流で行っている人が多いので、改めて研修を受講する必要があるのだろうかとか、GTDってなんだか得体のしれない管理手法だなと感じる人も多いと思います。

でも、実際に受講してみるとそのイメージは大きく変わります。特に業務が逼迫していると感じている人や、本来やりたいことがあるのに目の前のタスクに追われすぎて全然手が届かないと感じている人に、受講をおすすめしたいですね。

自分が今どういう状態にあるか、何が終わっていて何が終わっていないのか、自分がしたいことはそもそも何かということって、忙しいとなかなか考える機会がないと思うんです。GTD研修では、そういったことについて、立ち止まってじっくり考える時間が設けられています。思考がクリアになり、やるべきことが明確になるので、ぜひ多くの人にGTDの研修を受けてもらいたいです。