産業用配管部品や工業用エアー機器の製造、販売を手がけるサンワ・エンタープライズ株式会社。近年では、東京有明に約3,000点の産業用配管部品アイテムを陳列したサテライト・ショールームをオープンするなど、顧客満足度の向上に向けた取り組みも積極的に行っています。

今回は社内の生産性向上に繋がる施策として、GTDに興味を持っていただき、研修を受講していただきました。GTD研修を受講された高橋様、田口様のお二人に、研修の感想や受講後に実践している取り組みなどについてお話を伺いました。

タスク管理は重要だと思うものの、しっかりと学ぶ機会はあまりなかったなと思い、GTDの研修を受講してみようと思いました。

— GTD研修を受ける前に、タスク管理などで抱えていた課題や悩みは何かありましたか？

高橋様：ルーティーン業務や突発的に起こる業務など、仕事をしていると常にたくさんのタスクが発生しますよね。それらのタスクがどうしても頭の片隅に残り、思考が停止してしまう、結果的に業務効率も落ちてしまう悩みがありました。

年齢が上がるにつれ、管理するタスクの量や処理しなければいけないタスク量も増えていくので、業務効率改善の一助になればと思いGTD研修の受講を決めました。

田口様：今までいろいろなタスク管理ツールを利用してきたのですが、ツールをうまく活かしきれなかったり、突発的に起こるタスクを管理しきれなかったりといった課題はありました。タスク管理は重要だと思うものの、しっかりと学ぶ機会はあまりなかったなと思い、GTDの研修を受講してみようと思いました。

頭を支配していたタスクを吐き出すことで、自分でなければできない仕事や自分がやるべき仕事など、自分にとって重要度が高いタスクを見極めやすくなった点はGTDの研修を受講してよかったと感じる点ですね。

— 研修を受講しての感想や印象に残っている点があれば教えてください。

田口様：特に印象に残っているのは、インボックスについての内容です。頭の中にあるものを一旦別のところに置くという考え方は、今までの自分にはない考え方だったので、非常に興味深いなと感じました。

高橋様：私もやはりインボックスの内容は印象に残っています。タスクをインボックスにいれてしまい、頭の中を空っぽにするという思考はとても新鮮に感じました。実際に、今抱えているタスクを書き出して見ると、自分ではどうにもならないタスクや、他の人に任せた方がスムーズに進むタスクが意外と多いことに気がつきました。

頭を支配していたタスクを吐き出すことで、自分でなければできない仕事や自分がやるべき仕事など、自分にとって重要度が高いタスクを見極めやすくなった点はGTDの研修を受講してよかったと感じる点ですね。

まずはインボックスに入れてしまい、業務が一区切りついた段階で改めて見直すことを、研修後は特に意識して行っています。

— 研修受講後に何か実践されていることや、今度取り組みたいと考えていることはありますか？

田口様：タスクが発生したら、すぐに付箋やノートに書いて、頭の中から消し去ることを意識して実践しています。インボックスにデジタルツールを使うことも考えましたが、まずは馴染みがあり、取り組みへのハードルも低いアナログツールを使って、しっかりタスク管理ができるようになりたいと思っています。

高橋様：インボックスに移すこと、タスクの重要度を見極めて整理することは常に実践するように心掛けています。

仕事中は時間を問わず、いろいろな方面から多様なタスクが降り掛かってきます。それらのタスクのせいで今行っている業務が中断することがないよう、まずはインボックスに入れてしまい、業務が一区切りついた段階で改めて見直すことを、研修後は特に意識して行っています。

タスクの管理は現在デジタルツールとノートなどのアナログツールを併用して行っています。デジタルツールでは、海外とのやりとりが必要な仕事や複数人が関わる仕事など、長期的な視点が必要なタスクを。ノートではすぐに取り掛かるべき仕事や、すぐに終わりそうな仕事など短期的なタスクを管理するようにしています。

ただ、あくまでも個人的なタスク管理に留まっており、他の人とのタスクの内容や進捗のシェアができていない点は気になっています。社内で使われているタスク管理ツールも統一されたものがあるわけではないので、全員のタスクについて適切に把握することが難しい状態にあります。

ですから、まずは今あるデジタルツールを活用してタスクを可視化することから取り組んでいきたいと考えています。可視化して、さらにタスクを処理できた量を定量的な数値で出せれば、生産性向上や業務改善へ向けた取り組みへも着手しやすいのではと考えています。

タスクの重要度や優先度がはっきりするので、集中してタスクに取り組めて、結果的に生産性もアップすると考えています。

— これからGTD研修の受講を考えている方へ、おすすめできるポイントなどがあれば教えてください。

田口様：研修の感想でもお伝えしましたが、私の中ではやはりインボックスの考え方が一番印象に残っているので、これから受講される方にもぜひおすすめしたいですね。

特に、会社に入って間もない方や、若手の社員の方など、自分と同じような立場の方にはぜひGTDの考え方を学んでほしいなと思っています。入社したばかりの頃は、タスクを忘れてしまうことや、そもそもどうタスクを管理していいかわからないことが多いと思うんです。GTDの研修を受けてみて、すぐに実践できそうなポイントがたくさんあることに気がついたので、タスク管理に不安がある方はぜひ受講してほしいですね。

高橋様：管理職の方や経営者の方など、部下を抱えている方にもおすすめできるなと思いました。管理する側になると、自分がやらなくてはいけない仕事にプラスして、部下の仕事や周りの人の仕事が気になってしまうことってよくあると思うんです。自分でやらなくてもいいことなのに、変に頭に残ってしまって、本来やるべき仕事に集中できないことは、私もよくあります。

GTD研修を受けてみると、そこをスッキリさせて、自分がやらなければいけないタスクを見極める手法や考え方がわかります。タスクの重要度や優先度がはっきりするので、集中してタスクに取り組めて、結果的に生産性もアップすると考えています。