リーンコーヒー実践ガイド：アジャイルチーム向け

リーンコーヒーとは？

リーンコーヒーの歴史

リーンコーヒーは、アジャイルやリーンの思想に基づいて生まれたミーティング形式で、参加者全員がアクティブに議論に参加し、アイディアを出し合うことを促進するものです。このミーティング形式は、従来の会議の枠組みを打ち破り、より生産的で創造的な議論を実現します。リーンコーヒーは、比較的新しいコンセプトでありながらも、世界中の多くのアジャイルチームに受け入れられ、採用されています。

リーンコーヒーの基本原則

リーンコーヒーの基本原則はシンプルです。まず、参加者が話し合いたいトピックを提案し、それらのトピックに対して投票します。投票結果によって決定されたトピックを時間を区切って議論し、時間終了時には、それぞれの議論から得られた知見やアクションアイテムを共有します。このプロセスは参加者全員が等しく意見を出せるため、チーム全体のエンゲージメントと共感を促進します。

リーンコーヒーのメリット

効率的な会議の実現

リーンコーヒーは、従来の会議にありがちな細かい議題設定や、時間配分の問題を解決します。参加者が話し合いたいトピックを投票によって決定するため、会議は常に参加者が最も関心を持つ内容にフォーカスされます。これにより、会議の効率性が格段に向上し、参加者のエネルギーと時間を無駄にすることなく、重要な問題の解決やアイディアの生成に取り組むことができます。

ストレスの軽減と仕事の進行

リーンコーヒー形式の会議は、参加者それぞれが意見を持ち寄り、共有することが奨励されるため、個々の貢献度が向上します。これは、通常の会議で感じることがある参加者のストレスや圧力を軽減し、よりリラックスした環境で議論が行われることを意味します。また、ミーティング中にアクションアイテムが明確に決定されるため、仕事の進行がスムーズになり、プロジェクトやタスクの遅延が減少します。

リーンコーヒーの設定方法

パーソナルカンバンの設置

Ready | Doing | Doneの使い方

パーソナルカンバンはリーンコーヒーを最大限に活用するための重要なツールです。このシンプルなシステムは、「話し合うべき項目（Ready）」、「現在話し合っている項目（Doing）」、「話し合いが終わった項目（Done）」の3つの列で構成されています。この構造は、会議の進行に明確な方向性を提供し、参加者が各話題についてどの程度話し合われているかを簡単に把握できるようにします。

議論するトピックの選定

トピックの追加と票の集約方法

トピックの選定プロセスは、リーンコーヒーの中心的な部分です。参加者は自分が話し合いたいと思うトピックをポストイットに書き出し、「話し合うべき項目」列に追加します。これらのトピックは個人の関心事から来るものであれ、特定のテーマに沿ったものであれ、議論に値すると思われるものなら何でも構いません。トピックが一定数に達したら、各トピックについて1〜2文で簡単に紹介し、参加者が何に投票すべきかを理解できるようにします。

投票と討論

投票プロセスの概要

リーンコーヒーの投票プロセスは非常に直感的です。各参加者は2票を持っており、これを自分が最も議論したいトピックに投票します。投票は、単純にトピックのポストイットにドットを付けることで行います。投票が終われば、最も多くの票を集めたトピックから順に議論を開始します。これにより、会議が参加者全員の関心を集めるトピックに集中できるようになります。

討論の効率化

討論をより効率的に進めるためには、個々のトピックに対する時間制限を設けることが効果的です。各トピックの議論には、例えば10分といった具体的な時間を割り当て、時間が来たら次のトピックへと移ります。これにより、議論が長引き過ぎることを防ぎ、会議全体のペースを維持できます。議論の中で生まれたアクションアイテムは、メモしておき、会議の最後に振り返ることが重要です。

リーンコーヒーの実施例

ストックホルムでのリーンコーヒー

ストックホルムでは、リーンコーヒーの実施例があります。参加者は、議題のないミーティングに集まり、アジェンダを組み立て、話し合いを始めます。セッションが民主的に生成されたアジェンダによって方向づけられるため、会話は指向性があり、生産的です。ストックホルムのような場所でのリーンコーヒーは、人々が集まり、共通の興味や知識に基づくテクニックを学習または創造したいという願いだけに依存しています。これは、参加者が自らの話題を提案し、その中から議論したいトピックを選出した上で、本当に関心のあるテーマについて真剣に話し合うというパワフルな方法です。

オンラインでリーンコーヒーを実施するツール

RetriumとLean Coffee Tableの紹介

リーンコーヒーをオンラインで実施する際には、専用のツールが必要になります。Retriumはアジャイルリトロスペクティブのために設計された一連のファシリテーションテクニックを提供するもので、リーンコーヒーのテンプレートも含まれており、使用方法が非常に簡単です。企業や企業向けに最適で、試用が無料、その後は有料サブスクリプションが必要となります。Lean Coffee Tableは、分散型リーンコーヒーのために特別に構築されたシンプルなウェブサイトで、無料で使用できます。ミートアップやカジュアルな利用に最適です。これらのツールを使用することで、オンライン上でのリーンコーヒーが、対面で行うのと同じくらい効果的かつ生産的なものになるでしょう。

リーンコーヒーレトロスペクティブ

レトロスペクティブの準備

レトロスペクティブの選択肢

チームが直面している課題や改善点に対して、オープンで有意義な議論を促すためにリーンコーヒーレトロスペクティブを選択することがあります。準備段階では、参加者全員が理解できるようにレトロスペクティブの概要を説明し、必要に応じて議論を促進するための問題提起を導入することが効果的です。チームのサイズに応じて、レトロスペクティブ全体の時間を設定し、各議論にかける時間の期待値を確立することが重要です。この段階で、さまざまなテーマや課題についてアイデアを出し、議論したいトピックを特定します。

アイディアソンとグルーピング

ドット投票と討論の優先順位付け

アイディアソンでは、チームメンバーが自由に提案したいトピックを提案し、その中からグルーピングやドット投票を通じて討論するトピックの優先順位を決定します。ドット投票では、各参加者が自分の投票権を持ち、興味のあるトピックに投票します。このプロセスを通じて、チーム全体が最も関心を持っているトピックや現在の課題に対する解決策に関する議論を優先順位付けします。優先順位が決定されたら、設定された時間内で効率よく討論を進めます。各トピックごとに話し合いを終えたら、「実行中（Doing）」から「完了（Done）」へ移動し、次のトピックに進みます。レトロスペクティブを通じた議論からは、具体的なアクションアイテムを導き出し、チームの継続的な改善につなげることが重要です。

リーンコーヒーのテンプレートと事例

リーンコーヒーのミーティングは構造化されつつも議題がない会議形式で、参加者が集まり、アジェンダを構築し、話し合いを始めます。このアプローチは、会議の構造が参加者の存在から自然に発展し、全員が意見を言える、充実したセッションを実現します。リーンコーヒーは、みんなの時間を最大限に活かし、合意されたアジェンダを用いて全員が完全に投資することに焦点を当てた、会議の新たな構造方針です。そして、驚くことに、事前の計画やリーダーがいない会議でも、リーンコーヒー形式がそれを簡単に実現させてくれます。

ミーティングの構造をどう設計するか

ミーティングの構造を設計する際、リーンコーヒーでは参加者が提案したいトピックを自由に提案でき、その後、参加者が議論したいトピックに投票します。各トピックは簡潔な紹介を受け、それに基づいて投票が行われます。これにより、ミーティングは最も関心のあるトピックに焦点を合わせることができ、時間を最適に活用できます。

結果的に充実した会議を実現する方法

充実した会議を実現するためには、全員がアジェンダの生成に関与し、それに基づいて話し合いが行われることが重要です。リーンコーヒーでは、アジェンダが参加者によって民主的に生成されるため、会話は方向性を持ち、生産的になります。この形式により、参加者は現在グループに影響を与えている問題について意味のある議論を促進し、チームが持続可能な改善に向けた生産的な会議を開催することができます。