こんにちは。asana Cerified Proの渡辺です。
2020年1月現在、日本で5人しか居ないasana 公式資格保持者です。

仕事を円滑に進めるツールとしてasanaの機運が日本でも高まっており、私の周りの会社でもasanaを使う企業が増えてきました。

余談ですが、1月22日(水)に発売された「anan」でもasanaが特集されてました。

The TEAM!! 人はチームで強くなる! 

P44 今すぐ活用、チームに役立つ6つの神器

anan No.2185より

この特集の中で、他にも「Slack」「Google ドライブ」「Eight」「ZOOM」「Dropbox」も特集されてましたが、特に気になるのは「Slack」「Google ドライブ」の2つです。

みなさん、既にこれらのツールはお使いでしょうか?

今、海外ではasanaを含めたこれらは企業が利用する標準ツールとして注目を浴びてます。

Asana Japanでマーケティングリードを務められる内野さんからも

進行中のタスクやプロジェクトは、Asana上で世界各国のメンバーと会話をしています。緊急性の高いものはSlackを通じて、ドキュメントの共有はG Suiteを通じてと、臨機応変に切り替えて対応しています。衝撃を受けました。Asanaは、GoogleやSlackとセットで用いられることが多く、アメリカでは「GAS」と呼ばれています。

「ワークマネジメント」が秘める可能性。マインドフルネスなチームの働き方とは より引用

と紹介されている通り、新しい情報共有の仕組みが始まってます。

では、asanaとは具体的に何なのか?それについてご紹介していきます。

asanaの概要

asanaを一言でいうと

ずばり

タスクの見える化ツール

になります。

色々表現を考えましたが、シンプルに表すとこの表現になります。

なにそれ?と思う方もいらっしゃると思うので順を追って補足します。

タスクって?

仕事の多くはタスク(=すること)で成り立っている、というのはあまり説明が要らないと思います。

ここで必要なのは、タスクというのは色んな要素で構成されていることに気付くことです。

  • いつまでにやるのか?
  • なぜやるのか?
  • すぐに取り掛かれるのか?
  • 一人で出来るのか?
  • 実施にあたり、必要な情報/ファイルは揃っているのか?
  • 自分に余力はあるのか?

1つのタスクをこなすにしても、実は上記を加味して行動を起こす必要があります。

よく、タスクを管理する時に起こりがちなのが

・付箋にやることを書く
・カレンダーに期限を書く

という点ですが、このアクションのみでは上記の要素を網羅するのはかなり難しいです。

そんな時に、タスクに必要な情報、具体的には期限/取り掛かる期間/関連する情報やファイル/関係者、等々を管理できるのがasanaになります。

asanaの成り立ち

asanaはFacebookの共同創業者が立ち上げた会社/ツールになります。

Facebookで仕事をしていく中で、より業務の生産性を高め、チームコミュニケーションの質の向上が必要だと感じ取り、それらを実現するツールとして作られました。

実際、2020年となった今、日本では【働き方改革】というキーワードの元に様々な施策が進められていることは皆さんご承知の通りだと思います。

その際にポイントとなるのは【生産性】になります。

働き方改革で必要な要素は
1:最低限、成果は現状のままでも
2:今までより労働時間を短くする
という2点になります。

世の中にある様々なツールは2の補助になる要素は多くありますが、1と2を繋げて見える化するツールは殆どありません。

そこで、asanaは【ワークマネジメントツール】として、人とタスクに掛かる様々な情報を一元管理し、生産性の向上を通して働き方改革実現に繋がるツールとなっています。

asanaの事例

出来ること(ざっくりと)

先程、タスクの見える化が出来るということを書きましたが、機能的なことを幾つか抜粋して書くと

  • タスクをプロジェクト(≒目標)という箱の中で管理が出来る(なぜやるか、いつまでにやるのかを管理)
  • タスクに締め切り/取り掛かる期間の設定が出来る
  • 複数のタスクを依存関係で結ぶことが出来る(Aが終わってからBに取り掛かるべき、というのを明示化する)
  • タスクの工数を管理出来る
  • タスクの進捗をリスト形式/かんばん形式で管理出来る
  • 必要な情報を効率良く抽出するためのレポート機能がある

となります。幾つかサンプルの画像を載せておきます。
もちろん上記以外にも色々な便利機能がありますが、それらはおいおい具体例とともにご紹介致します。

■プロジェクトという箱での管理例1:リストビューや工数算出
■タスクのスケジュール/依存関係の表示例
■プロジェクトの進捗状況把握例
■タスクのかんばん形式での管理例
■タスクにはサブタスクを登録可能

ユースケース

企業のみならず、人と人がコミュニケーションする場面の殆どで大きな効果を発揮します。例えば

  • 家族間におけるやることリスト
  • 営業マン向けの受注に必要なフェーズごとのアクション管理
  • 製品サポート/導入メンバー向けの、顧客対応チェックリスト
  • マーケティングメンバー向けのイベント進捗リスト
  • コンサルタント向けの調査リスト
  • チームメンバーとの定例MTG(1on1含む)

という使い方があります。

日本の導入企業

日本でも既に多くの企業が導入をしております、現時点でasanaのHP/イベント等で公開されている企業は

  • サイバーエージェント
  • シグマクシス
  • JapanTaxi
  • 日経新聞社
  • はてな
  • Wix.com Japan

があるようです。

副次効果

タスクの見える化を行うが故に出来ることが

生産性の可視化

になります。
例えば、1つの目標に向かって様々なタスクをこなした時、あるいは前年同月と比べた時、自分はどのぐらいのタスク量をこなせたのか、どのぐらいの時間で終わらせることが出来たのか、そのような振り返りを行うためには、そもそもタスクの記録が必要不可欠となります。

asanaと他システム連携について

asanaだけでの管理も非常に強力なのですが、みなさんの周りには色々なシステムが存在しているはずです。

例えば、冒頭でご紹介したようなGoogle ドライブやSlack、その他Salesforce等々。

asanaはこれらのシステムと連携することで更に効率的な仕事の進め方を実現することが出来ます。

いずれご紹介しますが、例としてSlackとasanaを連携させることで、Slackからタスクを作ったり、タスクへのコメントを返したり、asanaの新着通知をSlackに飛ばしたりも可能です。

さいごに

最近、タスク管理ツールという名称で幾つかのツールが世の中に広まりだしてますが、asanaはその中でもずば抜けて高機能性で使いやすさがあります。

尚、弊社からの特典として、初めてasanaをご契約されるチームに限り、下記リンクよりお申し込みされる場合はasanaの公式HPより申し込むよりもディスカウントしてのご契約が可能です。

https://asa.na/offer
にて
アフィリエイトクーポンコードとして 「watahiroshi2226」を入力ください。

尚、クーポン適用には幾つかの条件がございます。

  • asa.na/offer で紹介クーポンコードを使用する
  • Asana に登録してから 60 日以内に Asana の年間サブスクリプションを支払う(30 日間の標準トライアルを開始した場合は、トライアル終了後 30 日以内にキャンセルなしで支払う必要があります)
  • 支払い方法は年間契約になります
  • 現在、Asanaの別のオファー(トライアルやその他の割引など)を受けていない
  • 過去から現在に掛けてAsanaの有料サブスクリプションを利用していない
  • 以前に他のAsana Togetherメンバーやリセラーの紹介コードやクーポン、他のAsanaクーポンを利用したことが無い
  • 会社メールドメインでの登録
    →サードパーティの大量電子メールサービス(例:gmail.com、mac.com、yahoo.com)でのクーポン利用はNGです
  • Asanaの営業チームによって社内のCRMシステムにリードとして登録されていない