シェアードサービスとは何か？
シェアードサービスは、組織内の複数の部署や部門で共通して使用されるサービスを一カ所に統合して提供するモデルです。例えば、人事、財務、ITなどのバックオフィス機能がこれに該当します。このモデルを導入することで、コスト削減、業務の標準化、プロセスの効率化、品質向上など多くのメリットが得られます。
シェアードサービスの定義
シェアードサービスは、組織の中で複数の部門で必要とされる共通のサービスを集約し、集中管理する仕組みのことを指します。これにより、個々の部門がそれぞれ独自にサービスを管理する必要がなくなり、リソースの効率的な利用が可能となります。例えば、ある大企業では人事、財務、ITなどの機能をシェアードサービスセンター（SSC）に集約し、企業全体の運営効率を高めることに成功しました。
シェアードサービスの歴史と発展
シェアードサービスの概念は、1980年代のアメリカで初めて導入され、そこから急速に普及しました。アメリカの企業は、全国規模の運営において重複した支援サービスを統合することが理にかなっていると認識し、シェアードサービスモデルを採用しました。当初、欧州大陸では、このモデルの導入が遅れていましたが、労働法規制や保護主義的な経営スタイルのためです。しかし、中央・東欧地域では、労働コストの低減を目指す企業によって急速に拡大しました。
アジアとラテンアメリカの成長市場においても、このモデルはビジネスの成長と柔軟な対応が必要な場合に迅速に適用されました。例えば、アジアのマーケットでは、多くの企業がSSCを設立し、大きな成功を収めています。まとめると、シェアードサービスは、企業がコスト削減、効率化、品質向上を実現するための強力なツールであり、今後も多くの企業に採用され続けるでしょう。
シェアードサービス導入のメリット
シェアードサービスの導入は企業運営における多くのメリットをもたらします。このモデルを利用することで、企業はコストの削減、業務の効率化、品質と一貫性の向上を実現できます。また、シェアードサービスは、部門ごとの重複業務を減らし、リソースの最適化と標準化を推進するための強力なツールとなります。以下で、具体的なメリットについて詳しく解説します。
コスト削減と効率化
シェアードサービスの最大のメリットの一つは、コスト削減と業務の効率化です。複数の部門で共通のバックオフィス業務を一括管理することで、重複した作業を排除し、スケールメリットを活かすことができます。例えば、財務、人事、ITなどの業務を一つのセンターに集約することで、従業員の配置や業務プロセスの最適化が図れます。これにより、各部門が独自に行うよりもスムーズかつ迅速に業務を進められるようになり、結果としてコストの大幅な削減が可能となります。
事例：NASAの成功例
NASAは2006年にシェアードサービスモデルを導入し、年間約2000万ドルのコスト削減を実現しました。また、2015年までに総額2億ドル以上のコスト削減を見込んでいます。この成功例は、シェアードサービスの導入がどのように効率化とコスト削減に寄与するかを示す良い例です。NASAのシェアードサービスセンター（NSSC）は、会計、人事、IT支援など多岐にわたるサービスを一元管理し、全体の運営コストの減少に大きく貢献しています。
品質と一貫性の向上
シェアードサービスのもう一つの大きなメリットは、品質と一貫性の向上です。業務プロセスが標準化され、最適な手法が全社的に適用されることで、業務の質が向上し、一貫性を持ったサービス提供が可能になります。たとえば、全ての部門が同じ人事システムや会計システムを利用することで、データの整合性が保たれ、正確で迅速な意思決定ができるようになります。また、シェアードサービスモデルは技術革新にも敏感で、最新技術を迅速に取り入れることで、常に高品質なサービスを提供し続けることができます。
まとめると、シェアードサービスの導入は、企業が競争力を高め、持続可能な成長を実現するための重要な戦略となります。これにより、企業は限られたリソースを最大限に活用し、コスト効率を高めると同時に、品質と一貫性を維持することができます。
シェアードサービスの主要分野
シェアードサービスは、企業におけるバックオフィス機能を効率的に管理するための統合モデルです。主に人事（HR）、財務および会計（F&A）、情報技術（IT）などの分野で利用されています。このセクションでは、各主要分野におけるシェアードサービスの具体的な役割とメリットについて詳しく解説します。
人事 (HR) シェアードサービス
人事シェアードサービス（HRSS）は、採用、給与管理、福利厚生、研修など、多くの企業で必須となる人事業務を一元管理します。HRSSを導入することで、各部門が独自に同様の業務を行うよりも効率的かつ一貫性のあるサービスを提供することができます。これにより、企業全体の人事プロセスが標準化され、エラーが減少し、全体的な生産性が向上します。
さらに、自己サービス技術や自動化技術が進化することで、従業員自身が人事関連の手続きを簡単に行えるようになり、HR部門の負担が軽減されます。これは特に大規模な組織で絶大な効果を発揮し、従業員満足度の向上にも寄与します。
財務および会計 (F&A) シェアードサービス
財務および会計シェアードサービス（F&A SS）は、企業の財務および会計プロセスを統一し、効率化を図るための重要なツールです。このモデルを採用することで、企業は全体のコストを削減し、財務報告の正確性を向上させることができます。具体的には、会計、売掛金管理、買掛金管理、予算管理などのプロセスを一元管理することが一般的です。
F&Aシェアードサービスを導入することで、重複した業務を排除し、スケールメリットを享受できます。例えば、買掛金管理を一つのセンターで行うことで、取引先への支払いを迅速かつ正確に処理し、キャッシュフローの管理が容易になります。結果として、企業全体の財務健全性が向上し、投資家やその他のステークホルダーに信頼される企業運営が可能となります。
情報技術 (IT) シェアードサービス
情報技術シェアードサービス（ITSS）は、企業内でのITリソースとインフラストラクチャを集中的に管理するモデルです。このモデルを採用することで、企業はハードウェアやソフトウェアのコストを削減し、IT環境全体の効率性を向上させることができます。
ITSSの導入により、各部門が個別にIT管理を行う必要がなくなり、データの一貫性とセキュリティが向上します。また、ITSSは迅速な技術革新にも対応しやすく、新しい技術の導入がスムーズに行われるため、常に最新のIT環境を維持することができます。これにより、企業全体の業務効率が向上し、競争力が高まります。
シェアードサービスの導入は、企業が持続可能な成長を実現するための重要な戦略であり、各主要分野での成功例はその導入効果を裏付けています。今後も多くの企業がこのモデルを採用し、さらなる効率化とコスト削減を目指すことが期待されます。
シェアードサービスの導入方法
シェアードサービスの導入は企業にとって重要な戦略的決定です。正しい導入方法を選ぶことで、コスト削減、効率化、品質向上を実現できます。本セクションでは、国内・海外アウトソーシング、インソーシングとアウトソーシングの比較、そしてスマートソーシングの考え方について詳しく解説します。
国内 vs. 海外アウトソーシング
シェアードサービスの導入において、国内または海外にアウトソーシングするかどうかは大きな決定事項です。国内アウトソーシングは、文化的理解、時間帯の一致、言語の壁の不存在などのメリットがあります。一方、海外アウトソーシングは、人件費の削減、専門的技術の利用、規模の経済などの利点があります。例えば、アジアや東欧の市場では、労働コストの低減が大きな魅力となっており、多くの企業がこれらの地域にシェアードサービスセンターを設立しています。
しかし、海外アウトソーシングには言語や文化の違い、タイムゾーンの違い、コミュニケーションの課題などが存在し、それぞれのプロジェクトに応じて慎重な考慮が必要です。国内か海外かを決定する際は、企業の長期的な戦略目標や業務の特性を踏まえた上で、最適な選択を行いましょう。
インソーシング vs. アウトソーシング
インソーシングとアウトソーシングの選択は、シェアードサービスの導入において重要なポイントです。インソーシングは、社内でシェアードサービスを構築し、直接管理する方法です。これにより、コントロールの維持、迅速なフィードバック、内部資源の活用が可能となります。一方、アウトソーシングは、外部の専門業者に業務を委託する方法で、コスト削減や専門知識の利用が期待できます。
アウトソーシングの利点として、最新技術へのアクセスやプロセスの専門知識、データ分析能力が挙げられます。多くの企業が「戦略的パートナーシップ」を結び、リスクと報酬を共有しながら創造的なソリューションを共同で開発しています。
スマートソーシングの考え方
スマートソーシングは、インソーシングとアウトソーシングのバランスを最適化するアプローチです。このアプローチでは、企業の業務プロセスやリソースの特性、外部市場の動向を考慮しながら、最適なソーシング戦略を策定します。例えば、一部のプロセスを社内で管理し、他の一部は外部の専門業者に委託する方法です。
スマートソーシングでは、絶えず変化するビジネス環境に対応するための柔軟性と適応力が求められます。企業ごとに異なるニーズや目標に応じて、最適なソーシング戦略を見つけることで、最大の効果を引き出すことができます。
シェアードサービスの正しい導入方法を選ぶことで、企業はコストを抑えながら高品質なサービスを提供できるようになります。国内・海外のアウトソーシング、インソーシングとアウトソーシングのバランスを考慮して、最適なソーシング戦略を見つけることが重要です。
シェアードサービスの未来と新しいトレンド
シェアードサービスの未来は、デジタル化と自動化の進展に大きく依存しています。これにより、企業はさらに効率的かつ効果的なサービス提供を追求できるようになります。新しいトレンドの中で、ロボティックプロセスオートメーション（RPA）やデータ分析による意思決定支援が大きな役割を果たしています。この記事では、これらの分野での最新動向について詳しく解説します。
デジタル化と自動化の役割
デジタル化と自動化は、シェアードサービスの効率化を大きく後押ししています。自動化技術は、単純かつ反復的な業務をロボットに任せることで、人間の労力をより価値の高い業務に集中させる手助けをします。例えば、バックオフィスのプロセスでは、請求書処理やデータ入力が典型的な候補となります。また、クラウドベースのシステムやサービスが普及することで、地理的な制約を超えて一貫性のあるサービス提供が可能になります。
ロボティックプロセスオートメーション (RPA)
ロボティックプロセスオートメーション（RPA）は、ソフトウェアロボットを使用して業務プロセスを自動化する技術です。具体的には、RPAはデータ入力、計算、レポートの生成、人との対話まで、様々なタスクを実行できます。この技術を活用することで、企業はコストを削減しながら、業務の精度とスピードを向上させることができます。
RPAを導入したシェアードサービスセンターは、その運営効率を格段に向上させています。例えば、新しいシェアードサービスセンターが導入初年度に達成する効率性の指標と、成熟したセンターが達成する効率性の指標を比較すると、その差異が顕著に表れます。成熟したセンターでは、RPAの導入が進んでおり、生産性が飛躍的に向上しています。
データ分析と意思決定支援
データ分析は、シェアードサービスのもう一つの重要なトレンドです。企業は膨大なデータを収集し、これを活用して経営戦略を立てるために高性能な分析ツールを使用します。データ分析により、ビジネスのパフォーマンスを最適化し、サービス提供の質を向上させることができます。
具体的には、データ分析を活用することで、業務プロセスのムダを削減し、より迅速かつ正確な意思決定が可能になります。たとえば、バックオフィスの効率化を図るために、請求書処理や人事データの分析を行い、その結果を基に業務プロセスを改善する事例が増えています。
まとめとして、シェアードサービスは今後もデジタル化と自動化の進展に伴い、ますます重要な役割を果たしていくでしょう。RPAやデータ分析の活用により、企業はより高い効率性と効果を追求し、競争力を強化することができます。デジタル化が進む現代において、これらの新しいトレンドを取り入れることは、企業の成功に不可欠です。
